Skuteczna komunikacja w biznesie z Japończykami – o czym trzeba wiedzieć?

6 grudnia, 2023
Autor: Advance FM

Skuteczna komunikacja w biznesie z Japończykami – o czym trzeba wiedzieć?

Globalizacja, którą odczuwamy w każdym aspekcie życia, przekłada się również na większe możliwości biznesowe polskich przedsiębiorców. Coraz więcej firm decyduje się na międzynarodową współpracę. Coraz więcej firm poszukuje kontrahentów nie tylko w Europie, ale i na innych kontynentach. Jednym z krajów, które bierzemy pod uwagę w planach rozwoju firmy, jest Japonia – to właśnie Kraj Kwitnącej Wiśni jest znakomitym kierunkiem, jeśli działamy w branży elektronicznej, tekstylnej czy chemicznej. Jednak chcąc nawiązać współpracę z japońską firmą, musimy się do tego odpowiednio przygotować. Jak prowadzić skuteczną komunikację w biznesie z Japończykami?

Przed podjęciem rozmów biznesowych z Japończykami trzeba poznać ich kulturę

Kultura azjatycka różni się od kultury Zachodu bardziej, niż moglibyśmy przypuszczać. Japończyków wyróżnia przywiązanie do tradycji i rytuałów. Ponadto są oni bardzo honorowi, a społeczeństwo japońskie jest kolektywne – decyzje dotyczące biznesu podejmowane są wspólnie, często w bardzo szerokich kręgach pracowników niezajmujących kierowniczych stanowisk. Japonia to także kraj wysokiego kontekstu kulturowego – oznacza to, że nie uzyskamy od nich odpowiedzi (szczególnie tych odmownych) wprost, a wszystkie spotkania i rozmowy wpisane są w szerszy kontekst. Zrozumienie Japończyków przez zachodnich partnerów biznesowych wymaga więc znajomości kultury Japonii.

Jak przygotować się do rozmów biznesowych z Japończykami?

Do każdej rozmowy biznesowej należy się odpowiednio przygotować. Poznanie firmy, z jaką chcemy nawiązać współpracę, to podstawa. W przypadku nawiązywania kontaktów biznesowych z japońską firmą, konieczne jest także poznanie kultury Kraju Kwitnącej Wiśni, ale także bardzo konkretne przygotowania w obszarze biznesowym.

W pierwszej kolejności należy przygotować wizytówki. Wizytówki powinny być w języku angielskim, ale dobrze jest również zadrukować je po drugiej stronie w ojczystym języku naszych przyszłych kontrahentów. Ułatwi to naszym rozmówcom wymowę naszych nazwisk i zajmowanych stanowisk, a ponieważ wymiana wizytówek w Japonii wiąże się z całym rytuałem, będzie to działało na naszą korzyść. Wizytówek należy przygotować znacznie więcej, niż planujemy rozdać – sytuacja, w której brakłoby choć jednej wizytówki, będzie niezwykle krępująca i przełoży się na ocenę przez naszych rozmówców. Jeśli dotychczas nie używaliśmy wizytownika, koniecznie będziemy musieli się w niego zaopatrzyć. Nie ma możliwości, by wizytówki wyjąc z kieszeni czy z portfela – ich miejsce jest wyłącznie w eleganckim wizytowniku.

Dobrze jest również przygotować materiały dotyczące naszej firmy. Doskonale sprawdzą się tutaj przykłady naszej dotychczasowej działalności, rekomendacje od obecnych kontrahentów czy klientów. Broszury i katalogi również powinny być w języku angielskim, a skrócone informacje także w języku japońskim. Pamiętać trzeba o estetyce i wysokiej jakości, do których Japończycy przywiązują ogromną wagę.

Zadbać musimy również o strój – klasyczny garnitur, klasyczna garsonka to najlepszy wybór na rozmowę biznesową z Japończykami. Jaskrawe kolory, nietypowe formy, dekolty, krótkie spódniczki nie są profesjonalne i chociaż w krajach zachodnich coraz śmielej odchodzi się od biznesowego dress codu, w Japonii w dalszym ciągu obowiązują dobrze znane zasady ubioru biznesowego.

Pierwsze spotkanie biznesowe z Japończykami

Japończycy prowadzą biznesy w oparciu o zaufanie i dobre relacje. Dotyczy to zarówno wewnętrznych relacji między pracownikami w japońskich firmach, jak i nowych kontrahentów biznesowych. Z tego względu należy przygotować się na długie budowanie relacji biznesowych z Japończykami – cierpliwość jest niezbędna, by podpisać upragniony kontrakt. Taka metoda pracy może dziwić, a nawet irytować przedstawicieli kultury zachodniej, jednak w dłuższej perspektywie okazuje się być ona bardzo skuteczna. Przypomnijmy, że Japonia – kraj liczący około 126 milionów mieszkańców – w 2021 roku wypracowała PKB rzędu 4,941 tryliarda dolarów amerykańskich.

Pierwsze spotkanie biznesowe z Japończykami będzie więc tak naprawdę poznawaniem się, budowaniem relacji i zaufania. Zacznie się ono od przywitania – ukłon z obu stron zostanie zainicjowany przez najważniejszą osobę reprezentującą japońską firmę. Kłaniając się, nie możemy patrzeć w oczy, a jeśli nasz rozmówca wyciągnie rękę na przywitanie, podajmy ją, ale uważajmy na uścisk dłoni. Zbyt silny będzie wyrazem arogancji, co zostanie odebrane jako brak szacunku do rozmówcy.

Wymiana wizytówek to dla Japończyków ważna ceremonia

Po przywitaniu się nastąpi wymiana wizytówek. W relacjach biznesowych z Japończykami jest to bardzo ważny rytuał. Pierwszy wizytówkę poda nam przedstawiciel azjatyckiej firmy – należy odebrać ją oburącz, nie zasłaniając palcami napisów (najlepiej chwycić ją za rogi), oczywiście delikatnie się kłaniając. Wizytówkę należy przyjąć z uznaniem, zapoznać się z jej treścią. Możemy także dopytać o poprawną wymowę nazwiska, do którego należy dodać przyrostek „-San”, który jest formą grzecznościową. Następnie wręczmy nasze wizytówki, również trzymając je oburącz, odwrócone napisami do osoby obdarowywanej. Wizytówki, które my otrzymaliśmy, należy na czas rozmów ułożyć na stole – na górze powinny znajdować się wizytówki najważniejszych osób. Po zakończonym spotkaniu wizytówki wkładamy do wizytownika, a ten umieszczamy w walizce lub teczce.

Po wymianie wizytówek możemy wręczyć drobny upominek, charakterystyczny dla naszego kraju. Nie może on być zbyt drogi, by nie wprawiał w zakłopotanie. Musi być natomiast wysokiej jakości i starannie zapakowany. Jeśli na co dzień używamy torebek prezentowych, w tym przypadku może ona posłużyć wyłącznie jako dodatkowe opakowanie – podarunek musi być zapakowany w stylowy papier lub pudełeczko. Może to być album z najciekawszymi atrakcjami w Polsce (koniecznie w języku japońskim), płyta z muzyką Chopina lub regionalny przysmak. Unikajmy wręczania alkoholu. Jeśli i my otrzymamy drobny upominek, spójrzmy z uznaniem na jego zapakowanie (to dla Japończyków naprawdę bardzo ważne), ale nie otwierajmy prezentu – chyba, że osoba, od której go otrzymaliśmy, będzie bardzo nalegać.

Rozmowy biznesowe z Japończykami

Pamiętajmy, że na spotkanie biznesowe z Japończykami musimy przybyć punktualnie, ewentualnie z niewielkim wyprzedzeniem. Spóźnienie na spotkanie zostanie odebrane jako lekceważące – Japończycy ogromną uwagę przywiązują do punktualności, którą rozumieją jako bycie słownym i odpowiedzialnym. Rozmowy biznesowe z Japończykami rozpoczynają się od kurtuazyjnych wymian zdań na niezobowiązujące tematy – możemy rozmawiać o sporcie, kulturze czy ekonomii Japonii, pogodzie. Nie możemy rozmawiać o II Wojnie Światowej, polityce czy USA, ani o rodzinie. Zachęceni słowami jistru wa ne możemy przejść do tematów biznesowych.

W trakcie tych rozmów należy pamiętać, że Japończycy potrzebują więcej czasu niż my na podjęcie decyzji. Często także wstępne rozmowy z osobami decyzyjnymi odbywają się jeszcze przed spotkaniem – dlatego rozpoczynając rozmowy biznesowe z Japończykami nie warto przesadnie windować cenę lub ją zaniżać, by mieć „zapas” w trakcie negocjacji. Pamiętajmy, że przytakujący nam Japończycy niekoniecznie zgadzają się z naszą propozycją, a po prostu dają nam do zrozumienia, że są zaangażowanymi rozmówcami. My również całą uwagę musimy poświęcić rozmówcom – patrzenie na zegarek, telefon czy nadmierne obserwowanie otoczenia są zabronione. Miejmy również na uwadze, że Japończycy nigdy nam nie odmówią podjęcia współpracy wprost – w zamian za to usłyszymy wymijające „musimy się z tym lepiej zapoznać” lub inne podobne grzecznościowe sformułowania.

Spotkania z Japończykami po godzinach pracy

Japończycy ponad wszystko cenią sobie długotrwałe relacje i godne zaufania znajomości. Dlatego dużo czasu po pracy poświęcają na spotkania z kolegami z pracy, wspólnikami czy kontrahentami. Z całą pewnością i nas zaproszą na obiad lub kolację – a jedzenie dla Japończyków jest czymś ogromnie ważnym. To kolejna okazja do celebrowania relacji międzyludzkich i japońskich tradycji.

Dlatego przed spotkaniem z Japończykami warto poćwiczyć jedzenie pałeczkami. W trakcie jedzenia nie należy się nimi bawić, przesuwać kawałków jedzenia ani celować nimi w rozmówcę. Po spożyciu posiłku pałeczki powinno się odłożyć w specjalnie przygotowane do tego miejsce lub poziomo obok talerza. Absolutnie niedopuszczalne jest wbijanie pałeczek na sztorc – to element rytuału pogrzebowego. Przy okazji wspomnimy, by w relacjach z Japończykami wystrzegać się liczb 4 i 9, białego koloru, lilii, lotosu oraz kamelii, które również związane są ze śmiercią lub przynoszą pecha.

W Japonii dania tradycyjnie spożywamy na podłodze, a na matę tatami wchodzimy boso, bez butów. Zanim usiądziemy, poczekajmy, aż gospodarz zasugeruje, gdzie powinniśmy usiąść. Jeśli na kolację udaliśmy się do restauracji, gospodarz płaci rachunek – warto jednak jednokrotnie zaproponować opłacenie rachunku. W Japonii nie zostawiamy napiwków.

Spotkanie biznesowe z Japończykami – po angielsku czy japońsku?

Wielu Japończyków uczy się języka angielskiego lub zna go bardzo dobrze – nie jest to jednak regułą. Dlatego na spotkanie biznesowe z Japończykami powinniśmy przybyć z tłumaczem japońskiego, a jeśli i my nie czujemy się w stu procentach pewni w obszarze znajomości języka angielskiego biznesowego, wskazana jest współpraca tłumaczeń angielskiego. Tłumacz będzie potrzebny w przypadku konferencji, a także podpisywania kontraktu.

Japonia to wyjątkowy kraj, którego mieszkańcy łączą tradycję z nowoczesnością. Wspaniałe ceremonie, przywiązanie do wartości i nadzwyczajnie rozwinięte poczucie honoru może nas, Europejczyków zadziwiać. Jednak wielu biznesmenów, którzy współpracują z Japończykami od dłuższego czasu, przyznaje, że pomagają one mieszkańcom Kraju Kwitnącej Wiśni osiągać sukcesy na polu zawodowym.

Autor wpisu

Advance FM

Wpisy blogowe

Zobacz wszystkie wpisy

1 marca, 2024 Advance MK

Tłumacz przysięgły Ropczyce online.

W dobie szybkiego przepływu informacji i intensyfikacji wymiany międzykulturowej, usługi tłumacza przysięgłego [...]
Czytaj więcej

23 lutego, 2024 Advance FM

Content marketing w języku obcym – co trzeba wiedzieć?

Globalizacja to ogromna szansa dla wielu lokalnych przedsiębiorców – szczególnie tych, którzy mogliby rozwinąć [...]
Czytaj więcej