Świadome korzystanie z AI
Narzędzia wykorzystujące sztuczną inteligencję mogą pomagać w redagowaniu tekstów, przygotowywaniu streszczeń, wyjaśnianiu pojęć czy tworzeniu roboczych tłumaczeń. Często wystarczy wkleić fragment tekstu lub przesłać plik, aby w kilka chwil uzyskać odpowiedź.
Warto jednak pamiętać, że razem z dokumentem możemy przekazać znacznie więcej informacji, niż jest potrzebne do wykonania konkretnego zadania. Mogą to być dane osobowe, numery dokumentów, informacje finansowe, medyczne, prawne albo poufne dane dotyczące firmy, klientów czy pracowników.
Dlatego bezpieczeństwo danych w AI zaczyna się jeszcze przed wysłaniem pierwszego zapytania. Warto sprawdzić, co właściwie znajduje się w pliku i czy model rzeczywiście potrzebuje całej jego treści. W wielu sytuacjach wystarczy pojedynczy fragment pozbawiony informacji, które nie mają znaczenia dla odpowiedzi.
Nie chodzi o rezygnację z modeli językowych, lecz o świadome korzystanie z nich. Poszczególne usługi mogą różnić się zasadami przetwarzania, przechowywania i wykorzystywania przesyłanych treści, dlatego przy pracy z informacjami poufnymi warto wcześniej sprawdzić aktualne warunki konkretnego narzędzia.
Dane i informacje poufne
Nie każdy fragment dokumentu ma taki sam charakter. Zanim prześlesz plik do narzędzia AI, warto zwrócić uwagę przede wszystkim na informacje, które pozwalają zidentyfikować osobę, dotyczą jej sytuacji zdrowotnej lub finansowej albo mają charakter poufny z punktu widzenia firmy czy instytucji.
Imiona i nazwiska, adresy, numery PESEL, numery dokumentów, dane kontaktowe oraz inne informacje pozwalające rozpoznać konkretną osobę.
Wyniki badań, rozpoznania, historie leczenia, wypisy ze szpitala, zaświadczenia lekarskie i inne informacje dotyczące zdrowia.
Numery rachunków, informacje o dochodach, zobowiązaniach, rozliczeniach, transakcjach oraz inne dane związane z sytuacją finansową osoby lub firmy.
Umowy, pisma procesowe, wyroki, akty notarialne, pełnomocnictwa, decyzje administracyjne i inne dokumenty zawierające dane stron lub szczegóły postępowań.
Dane klientów i pracowników, warunki umów, dokumentacja wewnętrzna, informacje handlowe, finansowe, techniczne oraz inne materiały, które nie są przeznaczone do publicznego udostępniania.
Hasła, kody dostępu, klucze API, dane logowania oraz inne informacje umożliwiające dostęp do kont, systemów lub usług.
Jeżeli takie informacje nie są potrzebne do wykonania zadania, najlepiej ich nie przekazywać. W wielu przypadkach wystarczy usunąć zbędne dane, zastąpić je neutralnymi oznaczeniami albo przesłać tylko ten fragment dokumentu, którego rzeczywiście dotyczy pytanie.
Zanim wyślesz plik
Sam fakt, że narzędzie pozwala przesłać cały plik, nie oznacza, że zawsze jest to potrzebne. Przed rozpoczęciem pracy warto określić cel, ograniczyć zakres przekazywanych informacji i sprawdzić zasady dotyczące konkretnej usługi.
Jeżeli chcesz wyjaśnić jedno zdanie, poprawić styl akapitu albo przygotować streszczenie krótkiego fragmentu, przesyłanie całego dokumentu może być zbędne. Im precyzyjniej określisz zadanie, tym łatwiej ograniczyć zakres przekazywanych danych.
Sprawdź, czy możesz przesłać tylko wybrany fragment albo wcześniej usunąć informacje, które nie mają znaczenia dla odpowiedzi. Dotyczy to zwłaszcza danych identyfikacyjnych, numerów dokumentów, danych kontaktowych oraz informacji poufnych.
Usługi oparte na modelach językowych mogą różnić się sposobem przetwarzania, przechowywania i wykorzystywania przesyłanych treści. Znaczenie mogą mieć również rodzaj konta, plan oraz ustawienia prywatności. Przy poufnych materiałach warto zapoznać się z aktualnymi zasadami dostawcy przed przesłaniem pliku.
Dokument może zawierać dane klientów, pracowników, kontrahentów albo informacje wewnętrzne firmy. W takim przypadku znaczenie mają nie tylko ustawienia narzędzia AI, lecz także obowiązujące w organizacji procedury, ustalenia z klientem oraz zasady dotyczące korzystania z zewnętrznych usług.
Ograniczanie zakresu danych
Usunięcie imienia i nazwiska to dobry początek, ale nie zawsze sprawia, że dokument przestaje wskazywać na konkretną osobę. Identyfikacja może być możliwa również na podstawie innych informacji albo ich połączenia.
Numer PESEL lub inny numer identyfikacyjny.
Numer dowodu osobistego, paszportu albo innego dokumentu.
Adres zamieszkania, numer telefonu lub adres e-mail.
Numer sprawy, rachunku bankowego, umowy lub innego dokumentu.
Nazwa pracodawcy, firmy, placówki medycznej lub innej organizacji.
Charakterystyczne zestawienie kilku informacji, które razem wskazuje na konkretną osobę.
Jeżeli pytanie dotyczy na przykład stylu zdania albo znaczenia fragmentu dokumentu, dane identyfikacyjne można zastąpić neutralnymi oznaczeniami.
Przed
Jan Kowalski, PESEL 00000000000, zamieszkały przy ul. Przykładowej 10 w Warszawie, zawarł umowę nr ABC/123/2026.
Po ograniczeniu danych
[IMIĘ I NAZWISKO], [NUMER IDENTYFIKACYJNY], [ADRES], zawarł umowę [NUMER UMOWY].
Warto przy tym patrzeć na dokument jako całość. Nawet po usunięciu najbardziej oczywistych danych mogą pozostać szczegóły, które w określonym kontekście pozwalają ustalić, kogo dotyczy materiał.
Celem nie powinno być więc mechaniczne wykreślenie nazwiska, lecz ograniczenie treści do informacji rzeczywiście potrzebnych do wykonania danego zadania. Jeżeli model ma pomóc w analizie jednego fragmentu, pozostała część dokumentu może w ogóle nie być potrzebna.
AI i tłumaczenia
Model językowy może być pomocny, gdy chcemy szybko zrozumieć sens fragmentu tekstu, sprawdzić znaczenie określonego pojęcia albo przygotować roboczą wersję tłumaczenia. W przypadku dokumentów przeznaczonych do dalszego wykorzystania sama poprawność językowa nie jest jednak jedyną kwestią, na którą warto zwrócić uwagę.
Umowy, zaświadczenia, dokumentacja medyczna, pisma sądowe, świadectwa czy dokumenty finansowe zawierają terminologię, której znaczenie zależy od kontekstu. Istotne mogą być również nazwy instytucji, oznaczenia, skróty, pieczęcie, adnotacje oraz wzajemne powiązania poszczególnych części dokumentu.
Dlatego wynik wygenerowany przez AI warto traktować odpowiednio do celu, w jakim ma zostać wykorzystany. Pozornie płynne i przekonujące tłumaczenie może wymagać weryfikacji terminologii, sensu wypowiedzi oraz zgodności z dokumentem źródłowym.
Jeżeli tłumaczenie służy wyłącznie do własnego zapoznania się z treścią, wymagania mogą być inne niż w przypadku dokumentu składanego w urzędzie, sądzie, na uczelni czy u innego formalnego odbiorcy. W takiej sytuacji warto wcześniej ustalić, jaka forma tłumaczenia jest wymagana.
Tłumaczenie wygenerowane przez model językowy nie jest tłumaczeniem przysięgłym. Jeżeli dokument wymaga poświadczenia przez tłumacza przysięgłego, należy skorzystać z odpowiedniej usługi. Wymagania mogą różnić się zależnie od kraju, instytucji i rodzaju postępowania, dlatego właściwą formę dokumentu należy potwierdzić u odbiorcy.
Dodatkowej uwagi wymagają dokumenty zawierające specjalistyczne słownictwo, zwłaszcza prawne, finansowe, medyczne lub techniczne. Przykładowo umowy, akty notarialne, wyroki i inne materiały prawne mogą wymagać znajomości terminologii właściwej dla określonego systemu prawnego. Więcej informacji o takim zakresie znajduje się na stronie dotyczącej tłumaczeń prawnych i prawniczych.
Krótka kontrola przed wysłaniem
Przed przesłaniem pliku lub wklejeniem jego treści warto poświęcić chwilę na prostą kontrolę. Kilka pytań może pomóc ograniczyć zakres udostępnianych informacji i lepiej ocenić, czy użycie konkretnego narzędzia jest odpowiednie w danej sytuacji.
Jeżeli pytanie dotyczy jednego fragmentu, często wystarczy przekazać tylko tę część tekstu, która jest potrzebna do uzyskania odpowiedzi.
Warto sprawdzić, czy imię i nazwisko, adres, numer dokumentu, dane kontaktowe albo inne informacje identyfikacyjne są rzeczywiście potrzebne do wykonania zadania.
Dotyczy to nie tylko danych osobowych, ale również informacji finansowych, medycznych, prawnych, handlowych oraz materiałów wewnętrznych firmy lub instytucji.
Przed przekazaniem poufnych materiałów warto sprawdzić aktualne zasady dotyczące przetwarzania, przechowywania i wykorzystywania treści przez wybrane narzędzie.
To szczególnie ważne w przypadku dokumentów firmowych, materiałów klientów, danych pracowników oraz treści objętych wewnętrznymi procedurami lub ustaleniami z kontrahentem.
Modele językowe mogą być bardzo użytecznym wsparciem w pracy z tekstem, ale warto korzystać z nich świadomie. Najbezpieczniejszym nawykiem jest ograniczanie przekazywanych informacji do tych, które są rzeczywiście potrzebne, oraz sprawdzanie zasad obowiązujących w konkretnej usłudze.
Najczęstsze pytania
Na koniec odpowiadamy na kilka praktycznych pytań, które warto zadać przed przekazaniem dokumentu lub jego fragmentu do modelu językowego.
Możliwość przesłania pliku nie oznacza, że każdy dokument powinien być przekazywany w całości. Przed wysłaniem warto sprawdzić, jakie informacje zawiera materiał, czy są one potrzebne do wykonania zadania oraz jakie zasady przetwarzania danych stosuje konkretna usługa. Jeżeli wystarczy fragment dokumentu, lepiej ograniczyć zakres przekazywanej treści.
W zależności od celu można usunąć lub zastąpić neutralnymi oznaczeniami między innymi imiona i nazwiska, numery identyfikacyjne, adresy, dane kontaktowe, numery dokumentów, rachunków i spraw oraz inne informacje, które nie są potrzebne do uzyskania odpowiedzi. Warto przy tym pamiętać, że kilka pozornie nieistotnych danych może razem pozwalać na identyfikację osoby lub organizacji.
Nie. Tłumaczenie wygenerowane przez model językowy nie jest tłumaczeniem przysięgłym. Tłumaczenie przysięgłe jest sporządzane i poświadczane przez uprawnionego tłumacza przysięgłego. Jeżeli dokument ma zostać przedstawiony urzędowi, sądowi, uczelni lub innej instytucji, właściwą formę tłumaczenia należy potwierdzić u odbiorcy.
Więcej informacji znajdziesz na stronie dotyczącej tłumaczeń przysięgłych.
Korzystanie z AI nie musi oznaczać przekazywania pełnych dokumentów i wszystkich znajdujących się w nich informacji. W wielu przypadkach wystarczy odpowiednio przygotowany fragment tekstu. Świadome ograniczanie zakresu danych, sprawdzanie zasad konkretnego narzędzia i uwzględnianie charakteru dokumentu to dobre nawyki przy codziennej pracy z modelami językowymi.